2013. szeptember 11.
A felhő alapú Office 365 segítségével a non-profit szervezetek korszerűsíthetik informatikai rendszerüket

A Microsoft szoftver ajándékozási programja ma világszerte kibővül az Office 365 non-profit szervezetek részére fejlesztett verziójával. Az Office 365 for NGOs kezdetben 41 országban – köztük Magyarországon – lesz elérhető, de 2014. júliusára ez a szám akár90 is lehet.
„A mai bejelentéssel a hazai non-profit szervezetek részére is elérhetővé vált a Microsoft felhő-alapú irodai csomagja, amelynek révén kevesebb időt és energiát kell majd az informatikára fordítaniuk, felszabaduló erőforrásaikat pedig alaptevékenységükre koncentrálhatják, legyen az hátrányos helyzetű fiatalok felzárkóztatása vagy tudományos kutatás,” – mondta Szilágyi Bernadette, a Microsoft YouthSpark programjának menedzsere. „A non-profit szervezetek ugyanúgy működnek, mint bármilyen más vállalkozás, ugyanakkor sokuk nem rendelkezik elegendő erőforrással ahhoz, hogy a legkorszerűbb technológiai megoldásokat használhassák. Az ajándékba kapott Office 365 így lehetővé teszi számukra, hogy hatékonyabban és eredményesebben végezzék a munkájukat.”
A Microsoft szoftver adományozó partnerének, a TechSoup Globalnak a tanulmányában a non-profit szervezetek arról számoltak be, hogy a felhő alapú számítástechnika négy legfontosabb előnye az informatikai infrastruktúra egyszerűbb karbantartása (79%), a költségmegtakarítás (62%), a hatékonyabb csoportmunka (61%) és a nagyobb adatbiztonság (54%). Figyelembe véve a non-profit szervezetekre váró kihívások egyre növekvő számát, minden korábbinál fontosabb, hogy hozzáférhessenek a felhő alapú számítástechnika előnyeihez.
„Számos olyan országban, ahol a Vöröskereszt vagy a Vörösfélhold (IFRC) működik, az informatikai berendezések aránytalanul költségesek lehetnek. Digitális kezdeményezésünk célja, hogy szakszerű kapacitást építsen ki globális hálózatunkon keresztül, és segítséget nyújtson a problémás környezetben dolgozó Vöröskereszt és Vörösfélhold nemzeti társaságoknak az olyan technológiák bevezetésében, mint az igényeikre szabott felhő alapú email szerverek,” – mondta Edward Happ, az IFRC globális vezető informatikai igazgatója.„Ezért választottuk a felhő alapú megoldást, az Office 365-öt. A technológia bevált; segít az embereknek elvégezni azt, amit kell. Ez azt jelenti, hogy a Vöröskereszt és a Vörösfélhold idejét és energiáját a bajba jutottak megsegítésére fordíthatja ahelyett, hogy az informatikai rendszerek irányításával kellene törődnie. Ez valódi változást hoz humanitárius küldetésünkben.” 
A Microsoft által a non-profit szervezetek igényeire szabott Office 365 legfontosabb tulajdonságai:
• Információkhoz való hozzáférés gyakorlatilag bárhonnan: A számítógépen, okostelefonon és táblagépen való használatra optimalizált Office alkalmazásokkal a dokumentumok és fájlok gyakorlatilag bárhonnan, bármikor elérhetők.
• Könnyű együttműködés: A non-profit szervezetek tagjai az Office-szal járó e-mail, megosztható naptár, videokonferencia és dokumentum megosztás funkciók révén könnyebben tudnak együttműködni kollégáikkal.
• Gondtalan informatika: Az Office 365-ben egyszerűen hozzáférhetők az alapvető rendszerirányítási funkciók, ráadásul anélkül is telepíthető, hogy az Office korábbi verzióját el kellene távolítani.
• Megbízható és naprakész: A szervezetek kevesebb időt fordíthatnak informatikai karbantartásra, miközben egy mindig naprakész, egyszerűen és könnyen használható technológiához férhetnek hozzá. Mindemellett az Office 365 az iparágban élen járó biztonsági funkciókkal és 99,9%-os garantált szolgáltatási szinttel rendelkezik.
"Példaértékű a Microsoft folyamatos részvétele a jótékonysági akciókban, a vállalat már 30 éve támogatja a non-profit szervezeteket különféle adományokkal, elsősorban szoftverekkel. Ezek a felajánlások mindig is komoly terheket vettek le az NGO szervezetek válláról,” – mondta Ónodi István, a szoftverajándékozási portál, a Civiltech adományozási rendszer munkatársa. „A szoftver adományozási program legújabb bővítése lehetővé teszi a nehéz helyzetben működő szervezetek számára is, hogy az Office365 előnyeit kihasználva a legmodernebb eszközöket használják fel a napi munkájuk és a különféle jószolgálati tevékenységük elvégzése során."
A Microsoft a 2012-2013-as pénzügyi évben a világ 115 országában 70 286 non-profit szervezet részére ajándékozott szoftvereket, szolgáltatásokat és készpénzt összesen 795 millió dollár értékben.
A Microsoft Office 365 iránt érdeklődő hazai non-profit szervezeteknek a www.civiltech.huoldalon kell regisztrálniuk. A migrációra vonatkozó információk és az azt segítő erőforrások a http://office.microsoft.com/hu-hu oldalon találhatók.
Office 365 az önkéntesség szolgálatában
Az Önkéntes Központ Alapítvány a Microsoft Office 365 és SharePoint segítségével modernizálta IT rendszerét, hatékonyabbá téve a szervezet működését. Az ingyenesen a szervezet rendelkezésére bocsátott szoftvereknek, illetve szakértői hozzájárulásnak köszönhetően minden adat, dokumentum és űrlap, amely az alapítvány munkájához szükséges, egyetlen jól átlátható, egyszerűen használható rendszerben található meg a felhőben, és bárhonnan, bármilyen eszközről könnyedén elérhető.
Az Önkéntes Központ Alapítvány 2002-ben kezdte működését, célkitűzései közé tartozik a magyarországi önkéntesség infrastruktúrájának, társadalmi megítélésének és jogszabályi környezetének fejlesztése. Információkkal, tanácsadással és képzéssel támogatják a hazai önkénteseket, illetve az őket foglalkoztató szervezeteket, emellett cégeknek is teljes körű segítséget nyújtanak a különféle vállalati önkéntes programok szervezésében és lebonyolításában.
Önkéntesek adatbázisa
A szervezet egyik legfontosabb feladata, hogy kapcsolatot biztosítson a munkát kereső önkéntesek és az önkénteseket kereső szervezetek között. Ezt a honlapján elérhető adatbázison keresztül teszi lehetővé, amelyben körülbelül 1200 regisztrált fogadó szervezet teszi közzé folyamatosan a náluk elérhető feladatokat, tevékenységeket. Az önkéntesek közül 5-6 ezren regisztráltak, ám a magánszemélyek számára nem kötelező a regisztráció, ezért ennél jóval nagyobbra tehető az ÖKA rendszerén keresztül közvetített önkéntesek és munkák száma. Az adatbázist naponta több száz érdeklődő látogatja.
Az adatbázis egy része korábban csak az ÖKA munkatársai számára volt elérhető, és a saját projektekhez kapcsolódó adatokat tartalmazta. Ezt a részt egy idő után megszüntették, és Excel táblázatokban kezdték el tárolni az információkat, ám végül ez is nehézkessé vált, és hatékonyabb megoldás után kellett nézniük.
„2004 óta foglalkozunk vállalati önkéntes programok szervezésével. Az elmúlt közel tíz év alatt kialakult nálunk egy, a nemzetközi gyakorlatban is egyedülálló módszer az ilyen jellegű eseményeknek a szervezésére és lebonyolítására, amihez számos különféle űrlapot és adatlapot használunk. Ezeket az adatokat tároltuk különböző Excel fájlokban, és ezeket szerettük volna valamilyen átlátható keretbe helyezni. Egy olyan kapcsolati adatbázist akartunk kialakítani, amelyben nyilván tudjuk tartani minden partnerünket és a kapcsolódó adatokat és űrlapokat is, ez ugyanis nagyon megkönnyítené a napi munkánkat. Úgy láttuk, a Microsoft termékei segíthetnek a megoldásban. A céggel már korábban is kapcsolatban voltunk bizonyos társadalmi felelősségvállalási programok miatt, és az idei év elején ismét felkerestük őket, hogy érdeklődjünk a lehetőségekről” – foglalta össze F. Tóth András, az Önkéntes Központ Alapítvány ügyvezető igazgatója.
Fejlesztés a Microsoft támogatásával
„A Microsoft nagy hangsúlyt fordít a civil szervezetek támogatására, és különösen nagyra értékeljük az ÖKA tevékenységét, hiszen az önkéntesek munkájának segítésével számos értékes projekt megvalósulásához járulnak hozzá. Természetes volt, hogy minden lehetséges eszközzel támogatjuk őket. Nem csak szoftvereket és technológiát bocsátottunk a rendelkezésükre, de tanácsadással is segítettük az új rendszerük kialakítását, illetve a Microsoft YouthSpark programjának keretein belül rendszermérnökkel is támogattuk a projekt megtervezését és lebonyolítását.” – mondta el Szilágyi Bernadette, a Microsoft Citizenship programjának vezetője.
„A feladatok és elvárások áttekintése után egyértelművé vált, hogy az ÖKA számára egy SharePoint rendszer nyújtja a megoldást, amely jól testre szabható az igényeiknek megfelelően. Továbbá azt javasoltuk, hogy ha már átalakítjuk az IT rendszert, akkor az intranet hálózatukban tárolt adataikat is helyezzük át az Office365 rendszerbe. Egységesítettük informatikai eszközeiket, amelyeket áttelepítettünk egy olyan felhőbe, amely dokumentumtáraik, naptáraik és feladataik rendszerezésére szolgál, és ezáltal számos előnyt biztosít a szervezet munkatársai számára” – mondta el Farkas Viktor rendszermérnök, aki az átalakításért felelt.
A szervezet az előzetes megkeresés során csupán szoftverlicencekért fordult a Microsofthoz, a fejlesztési munkálatokat házon belül tervezték végrehajtani. Rendkívüli módon meggyorsította a folyamatot, és új perspektívákat nyitott meg az, hogy a vállalat szakértelmével is támogatta a fejlesztést.
„Nem tudom, mikorra végeztünk volna, ha csak a licenceket kapjuk meg, és magunk intézzük az átalakításokat, a szakértő segítségével azonban néhány hónap alatt sikerült befejezni az első fázist. Ráadásul számos hasznos tanácsot kaptunk Farkas Viktortól, ő mutatta meg számunkra, hogy a SharePoint rendszer segítségével az eredeti terveknél jóval többet is megvalósíthatunk, és egy rendkívül jól használható rendszert építhetünk ki” – mondta el az ÖKA ügyvezető igazgatója.
Előnyök hosszú sora
A fejlesztés első lépései 2013 januárjában kezdődtek, és az első fázis, a SharePoint adatbázis átadása és a felhő rendszer kialakítása a nyár végére zárult le. A szervezet vezetői és alkalmazottai számára már most egyértelmű, hogy az újítás számos területen megkönnyíti majd a munkájukat.
„A vállalati önkéntes programok szervezésének sajátossága, hogy nagyon sokat dolgozunk az irodán kívül, tárgyalásokra megyünk, illetve rendezvényhelyszíneket látogatunk. Ezért óriási segítség, hogy az Office 365 segítségével olyan környezetet alakíthattunk ki, amelyben minden információ bármikor, bárhonnan, bármilyen eszközről elérhető. A SharePoint adatbázisnak köszönhetően pedig a különböző projektekhez kapcsolódó adatlapok és információk egy helyen, egy jól használható adatbázisban szerepelnek. Az eszközben statisztikákat és lekérdezéseket is készíthetünk, ami további segítséget nyújt nekünk abban, hogy átlássuk, mely területen milyen tendenciák erősödnek a munkánk során. Eddig is hatékonyan dolgoztunk, ezek a fejlesztések azonban rendkívüli módon növelik tovább a produktivitásunkat” – összegezte az előnyöket F. Tóth András.
Az ÖKA az Office365 nyújtotta lehetőségek közül elsősorban a SharePoint támogatását használja ki:
• Egyéni listák segítségével az eddig XLSX-ekben tartott információkat (űrlapjaikat) áthelyezik adatbázis alapokra;
• A rendezvényeik szervezéseihez tartozó folyamatokat is adatbázis alapokra helyezik a felhőben egyéni listák segítségével;
• A dokumentumaikat saját feladataikhoz igazítva, tartalom típusokra bontották (pl.: szerződések, kérdőívek, stb.), és azokat kategorizálva áthelyezik a felhőben lévő dokumentumtárba, hogy mindig, és bárhonnét elérhető legyen számukra;
• Minden, a felhőbe bevitt információt (legyen az egy dokumentum, vagy rendezvényigénylés) egyedileg, verziónkénti követéssel kezelik, így visszamenőlegesen tudható, hogy ki, mikor, milyen lépést tett az adott folyamatban;
Az irodai munkáik segítésére egy testreszabott információs környezetet alakítanak ki:
• Közös naptár használata a rendezvények, megbeszélések, tárgyalások és egyéb időhöz kötött események kezeléséhez;
• Belső „üzenőfal” az egymás közötti információk megosztásához;
• Felmérések készítése a beépített eszközökkel, hogy a visszajelzéseket is hatékonyan tudják értékelni, feldolgozni;
• Belső tudásbázis kialakítása a szakmai feladatok, munkák támogatásához;
• Költségvetési elemzések támogatása a beépített riportolási eszközök (ExcelService) segítségével;
Az információk egymás közötti megosztásához az Online felületet használják:
• Az Online együttműködéssel az információk bármikor, bárhol elérhetők;
• Az Online Office (WebApp) révén a dokumentumok (Word, Excel, PowerPoint, stb.) bárhol, akár egy mobiltelefon segítségével is elérhetők, módosíthatók;
• Belső és külső levelezés szintén az Online felület segítségével, így az információk elérése és azonnali megosztása még rugalmasabb és hatékonyabb;
A szervezet további terveiben szerepel, hogy az office 365 részét képező Lync segítségével videokonferenciákat és webes találkozókat is szervezzenek.